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Welche steuerlichen Gesichtspunkte sind bei dem Einsatz von Werbeartikeln zu beachten?

Was haben Werbegeschenke überhaupt mit dem Thema Steuern zutun?

Die so genannte ,,Wertgrenze" (die Höchstgrenze für die steuerliche Absetzbarkeit) für Werbeartikel gibt es bereits seit dem Jahr 1960. Damals hatten Werbeartikel noch oft ein schlechtes Ansehen bis hin zum Vorwurf der Korruption und Bestechungsversuche.

Daher wurde die Einführung der Wertgrenze von vielen Werbemittehändlern und Unternehmen, die Werbemittel einsetzen begrüßt. Man war froh und erleichtert, dass der Werbeartikel so nach und nach ein seriöses Ansehen erhielt.

Bereits vier Jahre später wurde dann allerdings die ,,Aufzeichnungspflicht" eingeführt. Dies führte zu heftigen Diskussionen innerhalb der Werbeartikelbranche. Es musste ab 1964 aufgezeichnet werden, wer beschenkt wurde.
Weitere drei Jahre später sorgte ein Artikel der Capital für gravierende Einbrüche innerhalb des Umsatzes der Werbemittelhersteller. Es wurde gemeldet, dass Werbeartikel gar nicht mehr als abzugsfähig gelten würden.

Diese heftige und kontroverse Diskussion bezüglich der ,,Wertgrenze", bzw. deren Abschaffung zeigt die Notwendigkeit einer einheitlichen Regelung, die klare Richtlinien für alle Beteiligten aufzeigt. Sie führte über Jahre hinweg zu Unruhen und zur Gründung von Arbeitskreisen. Selbst heutzutage stellt die steuerliche Behandlung von Werbeartikeln einen zentralen Aspekt innerhalb der Branche dar. Wie Werbeartikel genau steuerlich behandelt werden, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wie kommt die steuerliche Relevanz zustande?

Geschenke im Wirtschaftsleben werden seit jeher vom Gesetzgeber mit Argwohn betrachtet, weil häufig vermutet wird, dass private Gefälligkeiten so steuerlich geltend gemacht werden sollen. Skandale, beispielsweise von Versicherungen die Mitarbeiter und Kunden in eher fragwürdige Urlaube schickten, verstärken solche Ansichten und verankern diese bei Bevölkerung und Staat.

Je nach anzuwendendem Steuersatz trägt nämlich dann der Staat einen nicht zu geringen Anteil an der vermeintlichen privaten Gefälligkeit.

Auf der anderen Seite ist es für den Fiskus natürlich auch interessant, den Beschenkten ins Visier zu nehmen. Handelt es sich doch bei den Geschenken um so genannte ,,Sachbezüge" sind je nach Höhe auch Steuern zu erheben.

Was bedeutet der steuerliche Begriff des ,,Geschenkes"?

Geschenke stellen nach steuerlicher Ansicht eine unentgeltliche Zuwendung dar. Diese Zuwendung findet ohne rechtliche Verpflichtung und ohne zeitlichen oder sonstigen Zusammenhang mit einer Leistung des Empfängers statt. Ein Geschenk liegt demnach also nicht mehr vor, wenn dafür eine Gegenleistung erbracht wurde. Folglich geht der Gesetzgeber bei Geschenken eines Unternehmens an seine Mitarbeiter nicht mehr von Geschenken aus, da hier ja eine Gegenleistung in Form von Arbeit erbracht wurde. Die nachfolgend abgebildeten Grenzen zur steuerlichen Abzugsfähigkeit gelten somit ausschließlich für Zuwendungen, denen keine Gegenleistung gegenüber steht.

Dabei wird nicht zwischen den Ausdrücken ,,Geschenk" und ,,Werbeartikel" differenziert, Werbeartikel werden steuerlich wie Geschenke behandelt. Dabei ist auch unerheblich, ob auf dem Geschenk die Marke oder der Name des Unternehmens abgebildet ist oder nicht.

Behandlung der Zuwendung beim schenkenden Unternehmen

Steuerlich voll abzugsfähige Zuwendungen

Der linke Bereich der Übersicht betrifft die steuerlich einfach zu handhabenden Zuwendungen. Alle Artikel bis 10€ sind steuerlich voll abzugsfähig.

Entgeltliche Zuwendungen gelten dem Zweck für das eigene Unternehmen eine konkrete Gegenleistung zu erhalten.

Diese Leistungen sind daher steuerlich abzugsfähig, da sie in der Praxis zum Beispiel mit einer Provisionszahlung zu vergleichen sind.

Unentgeltliche Zuwendungen an Mitarbeiter fallen ebenfalls laut Gesetz nicht unter das Abzugsverbot und sind daher voll abzugsfähig. Wichtig ist jedoch festzuhalten, dass Mitarbeiter generell nicht die Hauptzielgruppe für Werbegeschenke sind.

Geschenke an Fremde für deren betriebliche Zwecke sind ebenfalls steuerlich abzugsfähig, denn sie berühren die private Lebensführung der beschenkten Person nicht. Als Beispiel dafür kann man Blutdruckmessgeräte nennen, die von Herstellern Ärzten geschenkt werden.

Zugaben wie Kugelschreiber oder Taschenkalender sind im Sinne des Bundesfinanzhofes keine Geschenke im Sinne des Gesetzes und daher ohne Beachtung besonderer Aufzeichnungspflichten als Betriebsausgaben abziehbar. Die Zugabe ist hier immer Verknüpft mit dem Verkauf einer Hauptware.

Bei sogenannten Streuartikeln handelt es sich um Gegenstände von geringem Wert. (Siehe dazu den Ratgeber Streuartikel). Zuwendungen, deren Anschaffungs- oder Herstellkosten 10,00€ nicht übersteigen werden als Streuartikel bezeichnet. Diese sind grundsätzlich voll abzugsfähig und es muss keine Aufzeichnung erfolgen.

Steuerlich nur unter Auflagen in begrenzter Höhe abzugsfähige Zuwendungen

Dieser Teil behandelt den mittleren Ausschnitt der Übersicht. Es handelt sich hierbei um Geschenke mit einem Wert zwischen 10,01 und 35€.

Damit diese Artikel steuerlich abzugsfähig sind dürfen 35€ pro Wirtschaftsjahr und Empfänger nicht überschritten werden. Weiterhin müssen sie einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. In die 35€ werden laut Gesetz die Werbeanbringung und Individualisierung einbezogen, im Gegensatz zum Versand, der nicht aufgerechnet wird.

Erhält ein Beschenkter pro Jahr mehrere Werbeartikel die zusammen die 35€ übersteigen, so müssen alle Geschenke versteuert werden und nicht erst diejenigen, die die Grenze überschreiten. Dabei kann ein Beschenkter entweder eine Privatperson oder auch eine juristische Person, also ein Unternehmen, sein. Werden mehrere Geschäftsführer beschenkt gilt dies steuerlich als ein Empfänger.

Die 35€ stellen somit keinen Freibetrag, sondern eine Freigrenze dar.

Getrennte Aufzeichnung

Wichtig für die steuerfreie Behandlung ist, dass die Aufwendungen einzeln und von den anderen Betriebsausgaben getrennt aufgezeichnet werden. Ziel ist es, die Prüfung zu erleichtern. Die Aufzeichnung hat hierbei von Anfang an, fortlaufend und zeitnah zu erfolgen.
Ohne Aufzeichnung erfolgt kein Betriebsausgabenabzug! 

Steuerlich nicht abzugsfähige Ausgaben

Die übrigen Aufwendungen betreffen die dritte Spalte der Übersicht. In der Regel handelt es sich hierbei um Geschenke, die die 35€ überschreiten.

Steuerliche Behandlung der Zuwendung vom Beschenkten

Die Beschenkte Person hat die Zuwendung als Sachbezug anzugeben und steuerlich geltend zu machen. Dies ist jedoch in der Praxis weitgehend unbekannt. Bei Gewerbetreibenden erhöhen Geschenke somit den Betriebsgewinn. Erhält ein Mitarbeiter ein Geschenk von einem Geschäftspartner der Firma, ist er gesetzlich verpflichtet, dies seinem Arbeitgeber mitzuteilen, damit dieser es bei der nächsten Gehaltsabrechnung Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben  von dem Wert des Geschenkes einbehalten und abführen kann. Dabei ist es irrelevant ob das schenkende Unternehmen für die Zuwendung Steuern zahlen musste.

Diese Behandlung führt in der Praxis dazu, dass der Beschenkte ein Teil seines Geschenkes selbst bezahlen muss. Dies wiederum schmälert natürlich die Freude über das Geschenk um ein Vielfaches. Daher wurde 2007 eine Vereinfachung eingeführt um die oben dargestellten Nachteile vermeidbar zu machen:

Pauschalbesteuerung von Werbeartikeln

Durch eine pauschal ermittelte vom schenkenden Unternehmen zu tragende und abzuführende Steuer kann auf die Versteuerung beim Empfänger verzichtet werden. Diese Sonderform der Besteuerung gilt für Artikel, die nicht die linke Spalte der Übersicht betreffen. Die pauschale Steuer beträgt 33,75% der Zuwendung. Als Bemessungsgrundlage dient der Preis des Werbeartikels plus Umsatzsteuer.
Diese Steuer ist  beim Schenkenden als Betriebsaufwand geltend zu machen und reduziert den Aufwand. Desweiteren muss der Empfänger über die Pauschalbesteuerung aufgeklärt werden.
Entscheidet sich ein Unternehmen für diese Pauschalbesteuerung muss diese Handhabung für mindestens ein Geschäftsjahr beibehalten werden.

Die steuerliche Behandlung von Werbeartikeln spielt eine große Rolle bei der Entscheidung für oder gegen deren Einsatz. Es ist wichtig sich über die Gesetzeslage im Klaren zu sein, dann steht dem Einsatz von Werbeartikeln nichts mehr im Wege.